仕事をシンプルにするための13のティップス

2010年4月1日木曜日

仕事をシンプルにするための13のティップス

昨日、第1回 Ogilvy Japan Blogger Gathering　「デジタルで何が変わる」に参加させていただきました。

そこでも語られていたのは、ソーシャルメディアやデジタルメディアに消費する時間の増加。筆者自身、興味に駆られ、ソーシャルメディアに使用する時間は増えているものの、本当にやるべきことができているのだろうか、と自問したくなることがあります。

今日は4月1日、新生活のスタート。

ということで、時間を有効活用するためのTisに関するエントリを抄訳にてご紹介。自戒も込めて。

早く始めること：電話や、会話、ミーティングなどが始まる前、静かな時間から仕事を始めるのは私のお気に入りの一つ。平和な気持ちで多くのことをすることができます。皆が仕事を始めるまえに2-3の大きなタスクを終了させてることができます。

時間制限を設ける：皮肉なことに、長時間働くことで多くのことが成し遂げられると思っている人が多い。そうではなく、例えば1日に6-7時間と制限を決めてその中で重要なことだけをする。制限があることで重要なタスクを先に終わらせる、というように効率的にならざるをえません。

リスト化する：まずやるべきことすべてをリスト化し、それからどうしても終わらせたい1-3のタスクに絞りこむ。メールやオンラインに目を通す前に最も重要なタスクから手を付け始めること。

気晴らしはまとめて：ブログやTwitterなどを気晴らしにしている人もいると思いますが、その時間を例えば午後3-4時以降などの遅めに設定する。気晴らしの時間をまとめることで、仕事を優先しながらも、その時間を楽しむことができます。もしくは1時間毎に10分以内にする、などです。

メールは短く：メールの分量を3-4行以内、と制限することで大きく変わります。メールを書いたり返信する時間の節約になるだけでなく、読む時間を減らすことにも繋がります。（筆者注：お互い短いメールを書く、という文化が成立すれば、だと思います）

ミーティングを短く：短いほどいいです。Googleのトップマネージメントには5分でミーティングを終わらせる人もいます。そのためにはミーティング参加者の誰かがきちんと準備し、簡潔にする必要があります。

自動化：繰り返しやルーチンの仕事が少ないほど、クリエイティブで大切な仕事に時間を使えます。どんなことでもいいので、できるものは自動化しましょう。

ペーパーワークを減らす：できるだけデジタルで処理し、コピーやファイリングを減らす。これは長期的に取り組むべきこととも言えます。

机をきれいにする：これは数分でできます。必要なものだけ机にだし、他のものは全て、ファイルする、適切な人に渡す、引き出しにしまう、もしくは捨てるべきです。即決し、すぐ仕事に戻りましょう。

退社する：もし早くオフィスを出られれば、大切な仕事に時間を使えます。インターネットを閉じ、仕事をしてからまた立ち上げてメールなどをする。家で仕事をするのも選択肢の一つです。

一呼吸置く：15-20分に一度、席を立ち、一休みすること。オフィスを歩き回り、誰かに挨拶したり、新鮮な外気に触れたり、首や肩をマッサージするということも良いでしょう。

集中への儀式（リセット）：1-2時間に一度、集中するための儀式を行うこと。ブラウザをとじ、アプリケーションを終了させ、少し歩くなどして頭を空にして血流を良くします。デスクに戻り、メールなどに戻り前に重要なタスクにとりかかります。

クリエィティブな時間をまとめてブロックする：これができない人もいると思いますが、3-4時間クリエィティブなことや、重要なことのための時間をブロックします。これを邪魔するものに対しては心を鬼にして受け入れず、自分のやりたい仕事を楽しみましょう。